Tema 13 Administrativo: documento, registro y archivo

En resumen: El tema 13 Administrativo trata el concepto de documento, registro y archivo, las funciones del registro y del archivo y las clases de archivo y criterios de ordenación. Aporta 9 preguntas oficiales al banco, un 0,8 % del total, y todas se verifican con el Real Decreto 1708/2011. Es un tema corto pero muy literal: se pregunta el texto de la norma.

El tema 13 Administrativo se titula «Documento, registro y archivo» y pertenece al Bloque 2, Organización de oficinas públicas. Aquí no hay que razonar grandes principios: hay que conocer bien una norma y sus definiciones. Si dominas el Real Decreto 1708/2011, tienes casi todo el tema resuelto.

¿Qué entra según el epígrafe oficial?

El epígrafe oficial marca cuatro contenidos:

• Concepto de documento, registro y archivo.
• Funciones del registro y del archivo.
• Clases de archivo.
• Criterios de ordenación.

Fíjate en que el enunciado habla de «concepto» y «funciones»: son preguntas de definición y de listado. Por eso conviene estudiar con el texto de la norma delante y no solo con resúmenes.

Cuánto pesa el tema 13 en el examen

El tema aporta 9 preguntas oficiales al banco, lo que supone un 0,8 % del total. Es un peso bajo, pero son preguntas muy asequibles si has trabajado la norma.

Así se reparten esas preguntas por convocatorias (sumando libre, promoción interna y extraordinarias, sin contar repetidas; no es lo que trae un examen):

El año con más preguntas es 2020, con 4. En 2022 solo cayó una, y en 2024 y 2025 se han mantenido con dos cada una. La conclusión práctica: es un tema que sigue apareciendo, aunque con pocas preguntas por convocatoria.

Qué normas hay que llevar al día

Todas las preguntas oficiales del tema se apoyan en una única norma:

• Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.

Las 9 preguntas se verifican con este real decreto. Merece la pena leerlo entero y subrayar los artículos que definen conceptos y enumeran funciones, porque ahí es donde se concentran las preguntas.

Preguntas de ejemplo comentadas

Estas son tres preguntas oficiales del tema, con la respuesta correcta y la pista de por qué las otras opciones confunden.

Funciones de los archivos de oficina o de gestión (2025)

El enunciado pide, según el artículo 9 del real decreto, cuáles son las funciones de los archivos de oficina o de gestión. La respuesta correcta es la b): eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia al Archivo central.

Las otras opciones despistan porque mezclan el archivo de oficina con otros niveles del sistema:

• La a) habla de transferir «en cualquier momento» al Archivo central, cuando la transferencia va ligada a un calendario de conservación.
• La c) sitúa esa eliminación antes de la transferencia al Archivo histórico, que no es el destino propio del archivo de oficina.
• La d) describe la transferencia al Archivo histórico, propia de una fase posterior del ciclo.

Qué es un documento electrónico (2025)

Según el artículo 2, hay que identificar la definición de documento electrónico. La correcta es la a): la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.

Las otras tres opciones son definiciones de conceptos distintos que también recoge la norma, y ahí está la trampa:

• La b) describe un expediente electrónico (el conjunto de documentos de un procedimiento).
• La c) define el calendario de conservación.
• La d) se refiere a un esquema o descripción de datos.

Cuando el examen pide «documento electrónico», no confundas con expediente, calendario ni esquema.

Funciones de los archivos de oficina o de gestión (2024)

Otra pregunta sobre los archivos de oficina o de gestión, esta vez pidiendo directamente sus funciones. La correcta es la b): organizar los documentos producidos por sus respectivas unidades.

Aquí el distractor está en atribuir a este archivo tareas de otros niveles:

• La a) (difusión y gestión cultural del patrimonio documental) corresponde a archivos con funciones de difusión.
• La c) habla de conservar lo transferido desde los Archivos Centrales de los Ministerios.
• La d) menciona conservar documentos históricos transferidos desde el Archivo General de la Administración.

La idea que se repite: el archivo de oficina organiza lo que produce su propia unidad, no custodia lo que llega de niveles superiores.

Cómo preparar este tema

Con un peso del 0,8 %, no es un tema para dedicarle semanas, pero sí para asegurarlo. Mi recomendación:

1. Lee el Real Decreto 1708/2011 completo, subrayando definiciones y funciones.
2. Haz una tabla con los distintos tipos de archivo y qué hace cada uno.
3. Practica con preguntas oficiales para acostumbrarte a los distractores, que casi siempre mezclan niveles del sistema.

Si quieres repasar otros temas del bloque, puedes leer el artículo sobre el Tema 5 Administrativo: el Gobierno y la Administración o el Tema 9 Administrativo: organización territorial a examen. Y si estás pendiente de fechas, consulta el calendario de convocatorias y fechas de examen.

Preguntas frecuentes

¿Qué entra en el tema 13 de Administrativo?

El concepto de documento, registro y archivo, las funciones del registro y del archivo, las clases de archivo y los criterios de ordenación, según el epígrafe oficial del Bloque 2.

¿Cuántas preguntas tiene el tema 13 en el banco?

Aporta 9 preguntas oficiales, un 0,8 % del total. Por años: 4 en 2020, 1 en 2022, 2 en 2024 y 2 en 2025.

¿Qué norma hay que estudiar para el tema 13?

El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso. Las 9 preguntas del tema se verifican con esta norma.

¿Qué diferencia hay entre documento electrónico y expediente electrónico?

El documento electrónico es la información en forma electrónica archivada en un soporte, con un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos de un procedimiento administrativo. Es una de las trampas típicas del tema.

Siguiente paso

Ya sabes qué entra y cómo se pregunta. El mejor cierre es ponerte a prueba: haz el test del tema 13 con preguntas oficiales y, si quieres seguir practicando, entra en los tests gratis con preguntas oficiales de Administrativo.