Tema 26 Auxiliar Administrativo: Access 365 a fondo

En resumen: El tema 26 Auxiliar Administrativo trata sobre bases de datos con Access 365: sus funciones y utilidades, tablas, consultas, formularios, informes, relaciones e importación, vinculación y exportación de datos. Aporta 73 preguntas oficiales, el 7,6 % del banco, y en las convocatorias de 2024 se registraron 20 preguntas distintas. Es un tema muy rentable: entra casi siempre y se pregunta con detalle técnico.

El tema 26 Auxiliar Administrativo es uno de los más concretos del bloque de ofimática y, bien preparado, uno de los que más puntos puede darte. Aquí tienes qué entra según el epígrafe oficial, cuánto pesa en el examen y cómo son las preguntas que han caído de verdad.

¿Qué entra en el tema 26 Auxiliar Administrativo?

El epígrafe oficial es literal: «Bases de datos: Access 365. Principales funciones y utilidades. Tablas. Consultas. Formularios. Informes. Relaciones. Importación, vinculación y exportación de datos». Es decir, no se pregunta programación ni diseño avanzado, sino el manejo de los objetos básicos de Access 365 y las operaciones de intercambio de datos.

Dentro del Bloque 2. Actividad administrativa y ofimática, este tema se centra en:

• Tablas: estructura, campos, tipos de datos, máscaras de entrada e indexación.
• Consultas: qué son y para qué sirven dentro de la base de datos.
• Formularios e informes: su función y las opciones de vista y salida.
• Relaciones: cómo se conectan las tablas.
• Importación, vinculación y exportación: llevar datos dentro y fuera de Access.

¿Cuánto pesa Access 365 en el examen?

En el banco de preguntas oficiales, este tema suma 73 preguntas, lo que representa el 7,6 % del total. Es un peso notable para un solo tema y explica por qué conviene dominarlo con seguridad.

La evolución por convocatorias ayuda a ver su relevancia:

Ten en cuenta que estas cifras suman todas las convocatorias del año (libre, promoción interna y extraordinarias, sin contar repetidas) y no equivalen a lo que trae un examen concreto. Aun así, la tendencia es clara: en 2024 se registraron 20 preguntas distintas, el año con más volumen de la serie.

Preguntas de ejemplo de Access 365 comentadas

Las preguntas reales de este tema se mueven en un nivel técnico medio: no basta con saber qué es una tabla, hay que conocer detalles finos. Estas tres, de la convocatoria de 2020, son representativas.

Exportar un informe: ¿qué formato no está disponible?

El enunciado sitúa al opositor en la Vista preliminar de un informe y pregunta cuál de los formatos de exportación no está disponible. Las opciones son Visio, Excel, PDF y Word, y la correcta es Visio.

El distractor aquí es de sentido común: Excel, PDF y Word son formatos de salida habituales y muy reconocibles, mientras que Visio es una herramienta de diagramación. La pregunta mide si conoces el abanico real de exportación de Access 365 y no te dejas llevar por lo que «suena» a ofimática.

Indexación de un campo: ¿qué acelera y qué prohíbe?

Esta es la típica pregunta que separa a quien ha estudiado de quien solo ha ojeado el tema. Se pregunta qué es correcto sobre la indexación de un campo de una tabla. La respuesta correcta es la d:

Al indexar un campo se crea un índice que acelera las búsquedas y las ordenaciones. Es posible crearlo sin duplicado, con lo que se prohíbe introducir valores duplicados en el campo.

Las otras opciones despistan por dos vías. Unas dicen que el índice solo acelera las ordenaciones, pero no las búsquedas (falso: acelera ambas). Otras aciertan al decir que acelera las dos cosas, pero añaden que no hay relación entre el índice y los valores duplicados (también falso: la opción «sin duplicados» existe y restringe los valores repetidos). Fíjate en que hay dos pares de opciones casi idénticas: la clave está en combinar bien las dos ideas.

El carácter # en una máscara de entrada

Se pregunta por el significado del carácter # al definir una máscara de entrada en un campo. La correcta es la d: el usuario puede escribir un dígito, espacio, signo más o signo menos, y si se omite, Access escribe un espacio en blanco.

Los distractores juegan con otros caracteres de máscara: la opción a describe el comportamiento de una letra obligatoria, la b describe un dígito del 0 al 9 y la c una letra minúscula o espacio. Son definiciones plausibles de otros símbolos, así que la pregunta se resuelve solo si tienes la tabla de caracteres de máscara bien memorizada.

¿Hay que llevar normas al día para este tema?

En las preguntas de ejemplo disponibles no se cita ninguna norma concreta: son preguntas de manejo de la herramienta, no de derecho. Aun así, no pierdas de vista el resto del bloque 2, donde sí aparecen normas que conviene tener actualizadas. Puedes repasar el enfoque de otros temas del bloque en el artículo sobre el tema 21 de informática básica y en el artículo del tema 23 sobre el explorador de Windows.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas preguntas oficiales hay del tema 26 Auxiliar Administrativo?

El banco reúne 73 preguntas oficiales, un 7,6 % del total. Es uno de los temas con más volumen de preguntas del bloque de ofimática.

¿Qué años han incluido preguntas de Access 365?

Hay preguntas de 2018, 2019, 2020, 2022, 2024 y 2025. El año con más preguntas distintas registradas es 2024, con 20.

¿Qué diferencia hay entre importar, vincular y exportar datos?

Son las tres operaciones de intercambio que recoge el epígrafe oficial: importar trae datos a Access, vincular mantiene la conexión con el origen y exportar saca los datos hacia otro formato. Las preguntas de ejemplo confirman que los formatos de exportación desde un informe son materia de examen.

¿Basta con saber qué es una tabla o un formulario?

No. Las preguntas caídas piden detalle técnico: qué formatos de exportación existen, cómo funciona la indexación de un campo o qué significa cada carácter de una máscara de entrada. Conviene estudiar los objetos de Access 365 con precisión.

Siguiente paso

Ya sabes qué entra, cuánto pesa y cómo se pregunta. El mejor modo de fijarlo es practicar con preguntas reales: haz el test del tema 26 con preguntas oficiales y revisa cada fallo. Si quieres ampliar, tienes tests gratis con preguntas oficiales de Auxiliar Administrativo y el calendario de convocatorias y fechas de examen para planificar el estudio.