Tema 19 Auxiliar Administrativo: documento, registro y archivo

En resumen: El tema 19 Auxiliar Administrativo se titula «Documento, registro y archivo» y forma parte del Bloque 2. Actividad administrativa y ofimática. En el banco hay 21 preguntas oficiales, un 2,2 % del total, y las convocatorias con más peso han sido las de 2024. Buena parte de las preguntas se resuelven con orden alfabético y con dos normas muy concretas.

El tema 19 Auxiliar Administrativo lleva por epígrafe oficial «Concepto de documento, registro y archivo. Funciones del registro y del archivo. Clases de archivo y criterios de ordenación». Es un tema corto de contenido, pero con preguntas muy mecánicas: si dominas el vocabulario y el orden alfabético, sumas puntos con poco esfuerzo.

¿Qué entra exactamente en el tema 19?

El epígrafe oficial marca cuatro bloques claros. Todo lo que preguntan sale de ahí:

• Concepto de documento: qué es un documento administrativo y qué lo caracteriza.
• Concepto de registro: su definición y su papel dentro del procedimiento.
• Funciones del registro y del archivo: qué hace cada uno y en qué se diferencian.
• Clases de archivo y criterios de ordenación: los tipos de archivo y cómo se organizan los documentos.

Fíjate en la última parte: los criterios de ordenación son los que explican que hayan caído preguntas de orden alfabético. No es un tema solo teórico.

Cuánto pesa el tema 19 en el examen

En el banco de preguntas oficiales, este tema aporta 21 preguntas, un 2,2 % del total. Es un peso modesto, pero constante: ha aparecido en todas las convocatorias registradas.

La cifra de cada año es la suma de todas las convocatorias de ese año (libre, promoción interna y extraordinarias), sin contar repetidas. No es lo que trae un examen concreto, así que no lo uses para calcular cuántas preguntas te van a poner: sirve para ver la tendencia. Y la tendencia es que 2024 ha sido el año con más preguntas de este tema.

Qué normas hay que llevar al día

Las preguntas oficiales del tema se han verificado con dos normas del BOE. Conviene tenerlas localizadas por su nombre oficial:

• Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos. Es la norma de referencia del tema: 10 preguntas se apoyan en ella.
• Orden PCM/1382/2021, de 9 de diciembre, por la que se regula el Registro Electrónico General en el ámbito de la Administración General del Estado. Aparece en 1 pregunta.

El reparto es muy desigual: el Real Decreto 1708/2011 concentra casi todo el peso normativo del tema. Si tienes poco tiempo, empieza por ahí.

Preguntas de ejemplo: orden alfabético

Dos de las tres preguntas de ejemplo que tienes disponibles son de orden alfabético puro. Es el tipo de pregunta más habitual del tema y también el más fácil de entrenar.

Convocatoria de 2022. «¿Qué serie indica el orden alfabético correcto de las siguientes palabras?» Opciones: a) deal, deanato, deambulatoria, deanazgo; b) deal, deambulatoria, deanato, deanazgo; c) deambulatoria, deanato, deal, deanazgo; d) deal, deambulatoria, deanazgo, deanato. La correcta es la b. La clave está en comparar letra a letra: todas empiezan por «dea», así que decide la cuarta letra. «Deal» lleva «l», que va antes que la «m» de «deambulatoria»; después «deambulatoria» (con «m») va antes que las palabras con «n» («deanato» y «deanazgo»), y entre estas dos gana «deanato» porque la «a» va antes que la «z». Las opciones a) y d) fallan al colocar «deanato» o «deanazgo» en el sitio equivocado, y la c) directamente invierte el orden.

Convocatoria de 2020. «¿Qué serie indica el orden alfabético correcto de las siguientes palabras?» Opciones: a) Pacto, Pareja, Patrimonio, Paleontólogo, Partido; b) Patrimonio, Partido, Pareja, Pacto, Paleontólogo; c) Paleontólogo, Pacto, Partido, Pareja, Patrimonio; d) Pacto, Paleontólogo, Pareja, Partido, Patrimonio. La correcta es la d. Todas empiezan por «Pa», así que hay que ir a la tercera letra: «c» (Pacto), «l» (Paleontólogo), «r» (Pareja y Partido) y «t» (Patrimonio). Entre «Pareja» y «Partido» decide la cuarta letra: «e» antes que «t». La opción a) despista porque coloca «Patrimonio» antes de tiempo, y la c) es el orden inverso.

Preguntas de ejemplo: aplicación práctica

Convocatoria de 2020. «En una compañía se lleva el registro de los clientes por orden alfabético. El cajón 1 comienza por “Álvarez, Carlos”; el 2 por “Balcarce, María”; el 3 por “Carlo, Vanesa”; el 4 por “Duarte, Alberto”; el 5 por “Estrada, Damián”; el 6 por “Gómez, Luis”; el 7 por “Iglesia, Manuel”; el 8 por “López, Catalina”. ¿En qué cajón se coloca a González, Henry?» Opciones: a) cajón 4; b) cajón 6; c) cajón 5; d) cajón 7. La correcta es la b. «González» va después de «Gómez» (la «n» de González va antes que la «m» de Gómez en la segunda letra tras la «G»... pero ojo: lo que decide es que «Gómez» empieza por «Gom» y «González» por «Gon», y la «m» va antes que la «n», así que Gómez precede a González) y antes de «Iglesia». Por eso cae en el cajón 6, el que empieza por «Gómez». Las opciones c) y d) tientan a colocar la «G» en el cajón siguiente por error de salto, y la a) es un despiste evidente.

Este tipo de pregunta no pide memorizar nada: pide método. Practica el orden letra a letra, incluidos los apellidos compuestos con coma, y no fallarás.

Cómo preparar el tema 19

El tema combina teoría corta (conceptos, funciones, clases de archivo) con una destreza práctica (ordenar). Te recomendamos dos pasadas:

1. Primera pasada: lee el epígrafe oficial y localiza el Real Decreto 1708/2011 y la Orden PCM/1382/2021 por su nombre completo.
2. Segunda pasada: haz preguntas. El orden alfabético se aprende fallando y corrigiendo.

Si quieres repasar antes los temas de procedimiento, tienes el artículo sobre el Tema 11 Auxiliar Administrativo: Ley 39/2015 y 40/2015. Y si prefieres empezar por el bloque de organización, el Tema 8 Auxiliar Administrativo: la Administración General del Estado te da el contexto.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas preguntas del tema 19 hay en el banco?

21 preguntas oficiales, que representan un 2,2 % del total del banco.

¿En qué año ha caído más el tema 19?

En 2024, con 9 preguntas sumando todas las convocatorias de ese año. Le siguen 2020 (7) y 2022 (5).

¿Qué normas hay que estudiar para el tema 19?

Sobre todo el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, que sostiene 10 de las preguntas, y la Orden PCM/1382/2021, de 9 de diciembre, presente en 1 pregunta.

¿Caen preguntas de orden alfabético en este tema?

Sí. Las preguntas de ejemplo de 2020 y 2022 son de ordenación alfabética, así que conviene entrenarlo como parte de los criterios de ordenación.

Siguiente paso

Ya sabes qué entra, cuánto pesa y con qué normas se verifica. Ahora toca medirte: haz el test del tema 19 con preguntas oficiales y revisa cada fallo. Si quieres ver el conjunto, tienes los tests gratis con preguntas oficiales de Auxiliar Administrativo y el calendario de convocatorias y fechas de examen.